A partir de setembro de 2016, as empresas brasileiras deverão adotar uma nova forma de prestar informações relativas aos trabalhadores. A utilização do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) será obrigatória a partir desta data para grandes companhias, com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Dessa forma, informações como cadastramento, vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, entre outros, atualmente prestadas separadamente à Previdência Social, à Receita federal e ao Ministério do Trabalho serão unificadas numa mesma plataforma
Para as outras empresas – inclusive microempresas e empresas de pequeno porte, como o empreendedor individual com empregado, o pequeno produtor rural, o contribuinte individual equiparado à empresa e o segurado especial que possua trabalhadores que lhes prestem serviços – deverão enviar as informações sobre os seus empregados por meio do novo sistema a partir de 2017.
O cronograma que fixa as datas de obrigatoriedade para utilização do sistema foi publicado no Diário Oficial da União (DOU), no dia 25 de junho. O eSocial é um projeto do governo federal que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal.
A professora do curso de Recursos Humanos da Católica de Santa Catarina, Vanderleia Kons Vogel, explica que o sistema tem como propósito modernizar, integrar e otimizar a arrecadação de impostos sobre as rotinas trabalhistas, fiscalizar de forma online as normas do Ministério do Trabalho, além de reduzir a quantidade de informações redundantes enviadas para diversos órgãos. Ela explica que, hoje, o envio das informações ocorre de maneira separada, por meio de vários sistemas.
“Com a implantação do eSocial, não será mais possível realizar alguns processos fora dos procedimentos legais. Além disso, o sistema trará grandes benefícios para empresa e empregado no que se refere à facilidade de acesso às informações”, avalia.
Mas engana-se quem pensa que apenas implantar um software vai resolver tudo. A professora comenta que um dos principais desafios com a utilização do eSocial será a mudança na rotina vigente nas organizações. Para Vanderleia, o trabalho em equipe entre as áreas envolvidas com o envio dos dados deve ser um dos pontos trabalhados nas empresas para facilitar o registro das informações exigidas.
“Determinados processos exigirão mais lançamentos de informações e entendimento do sistema. Em companhias maiores, a implantação poderá gerar um grande volume de trabalho para todos os setores envolvidos”, ressalta. Ela também destaca a importância de os profissionais de RH realizarem cursos e lerem sobre o assunto para saber o que será exigido de cada processo no sistema.
O manual de orientação do eSocial pode ser acessado através do link: http://www.esocial.gov.br/leiautes.aspx
Principais procedimentos alterados com o eSocial*
– No Setor de Segurança do trabalho, será necessário realizar o registro de acidentes em menos de 24 horas com todas as informações solicitadas.
– No Departamento de Pessoal, a lei exige que o comunicado de férias seja entregue ao colaborador com 30 dias de antecedência de seu gozo de férias. Se o recibo não for emitido com esta antecedência, o funcionário não conseguirá sair de férias na data programada.
– Será necessário realizar e atualizar os cargos e salários periodicamente junto com as áreas responsáveis.
– As admissões ou demissões precisarão ser informadas imediatamente quando ocorrerem. O trabalhador não poderá ser admitido ou demitido sem que o arquivo com a informação já esteja na base da Receita.
*Fonte: professora Vanderleia Kons Vogel
